برنده شدن در مناقصات
برنده شدن در مناقصات
شرکت های زیادی را دیدید که با وجود مهندسین اجرایی و فنی و ماهر، به دلیل عدم آشنایی با فرآیندها و ریزه کاری های مناقصات، توانایی پیروزی در مناقصات مهم و پرسود را ندارند و سالهاست که در یک سطح دست و پا می زنند.
برای پیمانکاران برنده شدن در مناقصات دولتی و خصوصی، همیشه دغدغه مهمی بوده است، اما همین مساله گاهی باعث می شود تا پیمانکار یا مناقصه گر شرایط واقعی اجرای قرارداد را نادیده بگیرد یا به آن ها توجه نکند و قیمت های بسیار نازلی را صرفا برای پیروزی در انواع مناقصه اعلام کند اما بهتر است مناقصه گر از ابتدا به انتهای مسیر خود بیندیشید چرا که ناتوانی در انجام پروژه یا ارائه خدمات و کالاها به مناقصه گزار، کارنامه بدی را برای مناقصه گر باقی می گذارد.
نه تنها صاحبان شرکت ها، بلکه صاحبان شرکت های بزرگ که یک بخش که شامل چندین مهندس خبره دفتر فنی را به مناقصات شرکت اختصاص دادند، نیز باید با این روند آشنا باشند تا در مناقصات به درستی تصمیمات نهایی و تأثیر گذار را بگیرند و خروجی ها را کنترل کنند.
آموزش حرفه ای مناقصات
قوانین برگزاری مناقصات
معیارهای ارزیابی کیفی مناقصه گران و نحوه ارائه آن
تحلیل بهاء قیمت پیشنهادی و نحوه ارائه آن
قوانین حاکم بر مناقصات محدود
ضوابط و معیارهای خدمات مشاوره
۱- قوانین برگزاری مناقصات : اولین گام، شناخت کافی از نحوه برگزاری مناقصات، قوانین و اصطلاحات آن است. باید بدانید چه پروسه ای طی می شود تا پس از دیدن یک آگهی مناقصه و تصمیم به شرکت در آن، به امضای قرارداد با کارفرما برسید.
۲- دومین گام این است که کارفرما مطمئن شود شما توانایی انجام تعهدات پروژه را دارید. این تخمین از توانایی های شرکت کننده مناقصه در بخش ارزیابی کیفی و فنی مشخص می شود.
۳- در گام سوم باید هزینه انجام پروژه را برآورد کنیم و با توجه به امکانات و تجهیزات موجود، مبلغ پیشنهادی خود را در قالب جدول ها از پیش تعیین شده مناقصات به کارفرما اعلام کنیم. شرکتی پیروز واقعی مناقصه است که مناسبترین قیمت پیشنهادی را ارائه کند یعنی قیمتی که دو هدف را دنبال کند :
الف – به انداز ای باشد که اتمام پروژه با آن هزینه مقدور باشد.
ب) انجام پروژه برای شرکت سودده باشد.
هر چه تجربه اجرایی و فنی افرادی که برآورده می کنند بیشتر باشد، ایده های بیشتری برای کاهش هزینه ها دارند، بیشتر موارد غیرمترقبه را پیش بینی می کنند و برآوردی که می کنند به رقم انتهایی پروژه نزدیک تر است.
۴- قوانین حاکم بر مناقصات محدود، در این بخش باید با ضوابط و معیارهای تهیه فهرست مناقصه گران صلاحیت دار برای مناقصات محدود آشنا شوید. در این بخش آئین نامه اجرایی بند الف ماده ۳۶ قانون برگزاری مناقصات به شما کمک می کند.
۵- ضوابط و معیارهای خدمات مشاوره : در این بخش از آیین نامه اجرایی بند (هـ) ماده ۲۹ قانون برگزاری مناقصات، که به بررسی روش های مشاوره و خدمات مشاوره می پردازد، باید استفاده کنید. در این بخش باید علاوه بر اصول و ضوابط خرید خدمات مشاوره با معیارهای ارزیابی کیفی مشاوران و نحوه انتخاب آن ها توجه کنید.
موارد مهم :
سوال : چگونه در مناقصه برنده شوم و چگونه شانس خود را برای پیروزی در مناقصات افزایش دهم؟
پاسخ : هر مناقصه گزار به دنبال شرکتی است که بتواند واقعا کارش را انجام دهد. وقتی که شما انتخاب صحیحی انجام می دهید تا در مناقصه ای شرکت کنید که بیشترین تطابق با سابقه، مهارت ها، تخصص ها و شرایط شما را داشته باشد. هر چه قدر سابقه، مهارت ها، تخصص ها و شرایط شما به آن مناقصه تطابق بیشتری داشته باشد امکان برنده شدن بیشتر است.
یک راه حل دیگر برای برنده شدن در مناقصه، بهبود رزومه کاری است که با دریافت certificate از سایت مناقصات، شرکت پارس نماد داده ها به رزومه کاری شما اعتبار بیشتری می یابد.
راه حل دیگر، خواندن مقالاتی که شرکت پارس نماد داده ها برای وضوح و دانش بیشتر در مورد مناقصه ها و مزایده ها، انتشار می دهد که با جستجو (سرچ) کلمات پارس نماد داده ها، مانند مناقصه، مزایده، استعلام و … می توانید به آن ها دسترسی پیدا کنید.
راه حل دیگر برای برنده شدن، کمک گرفتن و راهنمایی از متخصصین شرکت پارس نماد داده ها است که شما در کدام باکس مناقصات مشترک شوید تا بیشترین ارتباط را با شغل و مهارت شغلی شما داشته باشد.
همه ی ما می دانیم که کسب درآمد یکی از مهمترین اهداف هر کسب و کاری است و راه های مختلفی دارد.هر شرکت و یا هرشخصی با توجه به سیاست های کاری خود روش مناسب کسب درآمد را انتخاب میکند. یکی از بهترین این راه ها شرکت در مناقصهو مزایده و استعلام ها می باشد.
- امروزه تمامی پروژه های پر سود از طریق برگزاری مناقصه و مزایده و استعلام برگزار میشود.پس اگر میخواهید این پروژه ها را از دست ندهید حتما باید حواستان به مناقصات و مزایدات و استعلام های درحال برگزاری باشد.
برای اینکه بتوانید از این سه اتفاق مهم اقتصادی عقب نمانید باید به موقع از برگزاری آن ها مطلع شوید.
این اولین و مهم ترین قدم برای شروع کار است - اما قدم دوم :شما باید اطلاعات صحیح و کاملی در خصوص هر معامله کاری داشته باشید ، اطلاعاتی نظیر محل برگزاری ، مدت مقرر برای اعلام آمادگی و یا میزان مبلغ تضمین شرکت در این پروژه ها..این موارد به شما کمک خواهد کرد تا تصمیم درستی برای شرکت کردن در این پروژه ها بگیرید.
- سومین قدم شناسایی شرایط شرکت در مناقصه ؛ استعلام و یا مزایده می باشد.
از آنجایی که اغلب مناقصات و مزایدات شرایط خاص خود را دارند لازم است پیش از هر اقدام دیگری یک چک لیست از شرایط احراز هر مناقصه یا مزایده تهیه شود.(شرایط شرکت در هر مناقصه یا مزایده پیشتر توسط مناقصه گزار یا مزایده گزار تعیین گردیده) مشخص کردن شرایطی که دارید در مقابل شرایطی که مورد نیاز است میتواند امکان شرکت در مناقصه یا مزایده را برای شما نمایان کند.
قدم بعدی گردآوری سریع و با دقت مدارک مورد نیاز و تحویل به موقع آن به مناقصه گزار یا مزایده گزار میباشد.
خیلی از شرکت کنندگان در مناقصه و یا مزایده به دلیل اهمیت ندادن به همین مساله مهم و یا غافل شدن از اهمیت مدارک ارائه شده و زمان پایان فرصت آن ، مناقصه و یا مزایده را از دست می دهند. حتما حواستان باشد که اغلب مناقصات و مزایدات تمدید نمی شوند و امکان تصحیح مدارک و یا ارائه مدارک به طور کامل وجود نخواهد داشت.خیلی از رقبای شما در همین جای کار از دور رقابت خارج می شوند.
تا اینجای کار شما مهمترین قسمت های پروژه تان را انجام داده اید و حالا باید گوش به زنگ نتایج بازگشایی پاکات مدارک باشید.
معمولا برای هر پروژه سه برنده اعلام می شود که در ابتدا از برنده شماره اول برای انجام ادامه روند معامله دعوت می شود و در صورتیکه برنده اول پاسخگویی مناسب نداشته باشد به سراغ برنده دوم و بعد از آن برنده سوم می روند. پس مراقب باشید که اگر نفر اول شدید حتما اخبار مربوط به آن مناقصه یا مزایده را به دقت دنبال کنید تا بر اثر بی دقتی از دور خارج نشوید.اگر نفر اول هم نشدید همچنان احتمال به دست گرفتن آن مناقصه یا مزایده وجود دارد.بنابراین تا عقد و اجرای کامل قرار داد مساله را دنبال کنید.
مراحلی که گفته شد به شما کمک میکند تا راحت تر به شرکت در مناقصه و مزایده و استعلام هایی که برگزار میشود بپردازید.
بخش عمده‌ای از تعاملات مالی نیز بر مبنای معاملات (عمدتاً خرید و فروش) کالا و یا خدمات صورت می‌پذیرد. حضور در مناقصات، ضمن ایجاد گردش مالی برای شرکت‌های تازه تاسیس، منجر به اخذ تجربیات گرانبهایی خواهد شد ضمن اینکه ارتقای رزومه شرکت را نیز در پی دارد.
حضور در مناقصات برای شرکت‌های تازه تاسیس
اولین مشکلی که پیش‌روی شرکت‌های تازه تاسیس و برای حضور در مناقصات وجود دارد، مقوله ارزیابی فنی است که عموماً بر اساس نیاز کارفرما (مناقصه‌گزار) به سوابق اجرایی مجری یا تامین‌کننده تعریف میشود. طبیعتاً، شرکت‌های نوپا سوابق اجرایی زیادی را در رزومه خود نخواهند داشت که این موضوع، منجر به بروز تناقض در نحوه حضور شرکت‌های موردنظر در بازار کار و در حوزه مناقصات میشود.
با این حال، در صورتی که شرکت‌های مذکور بتوانند حداقل الزامات و پیش‌نیازها را در حوزه فعالیت خود فراهم آوردند، امکان حضور در مناقصه‌های سبک (از منظر مالی) را به دست خواهند آورد. در حوزه پیمانکاری و خدمات فنی مهندسی، اخذ رتبه‌بندی و گواهینامه‌های مورد نیاز از سازمان‌های مربوطه میتواند به عنوان یکی از مهمترین پیش‌نیازهای حضور در مناقصات در نظر گرفته شود.
همچنین اخذ نمایندگی از شرکت‌های معتبر داخلی و یا خارجی نیز میتواند در زمینه تامین کالا و یا خدمات فنی تاثیرگذار باشد. در کناراخذ مدارک و مستندات و یا نمایندگی معتبر، حضور در مناقصات جهت شرکت‌های نوپا از طریق مشارکت با شرکت‌های تخصصی دیگر نیز میتواند به‌عنوان یک راهبرد در نظر گرفته شود. حتی در صورتی که شرکت‌های تازه تاسیس نتوانند بصورت رسمی در مناقصات شرکت نمایند، فعالیت در بخشی از موضوع پیمان (مثلاً در قالب پیمانکار فرعی) ضمن به ارمغان آوردن گردش مالی و تجارب اجرایی، منجر به ارتقای رزومه شرکت نیز خواهد شد.
راهکارهایی جهت شرکت در مناقصه‌ها
شرکت در مناقصات، نیازمند برآورده‌سازی حداقل سه پارامتر اساسی است:
امکان سپردن تضمین: سپرده‌های تضمین در مناقصات، چه به‌صورت نقدی و چه در قالب ضمانت‌نامه بانکی، بخشی از نقدینگی (احتمالاً محدود) شرکت‌های تازه تاسیس را از جریان فعالیت‌ها خارج خواهد کرد. با این‌حال، شاید بهترین پیشنهاد ارائه ضمانت‌نامه بانکی باشد که در صورت پشتیبانی با اسناد و یا اموال غیرمنقول، گردش نقدینگی شرکت را متاثر نخواهد کرد.
گذر از ارزیابی فنی و بازرگانی: همانطوری که اشاره شد، شاید این موضوع مهمترین سد راه شرکت‌های نوپا جهت حضور در مناقصات باشد. ولی در صورتی که حداکثر امکانات مقدور در قالب رتبه‌بندی، گواهینامه‌ها و مجوزها به فراخور موضوع فعالیت شرکت قبلاً اخذ شده باشد، حضور در مناقصات امکان‌پذیر خواهد بود. بنابراین توصیه میشود شرکت‌های تازه تاسیس ابتدا به ساکن بررسی کاملی جهت مجموعه اسناد اعتباردهنده متناسب با فعالیت و امکانات خود به‌عمل آورند. گواهی‌های رتبه‌بندی بر پایه منابع انسانی، تجهیزات و سوابق صادر می‌شوند که حداقل در بخش منابع انسانی و تجهیزات، شرکت‌ها باید بتوانند سرمایه‌گذاری لازم را داشته باشند.
همچنین اخذ نمایندگی از شرکت‌های معتبر خارجی و داخلی نیز از طریق برگزاری جلسات و یا حضور در نمایشگاه‌های تخصصی امکان‌پذیر خواهد بود. در زمینه سایر گواهینامه‌ها (نظیر سری ISO)، شاید الزامی جهت ارائه از طرف مناقصه‌گزار مطرح نشود ولی به‌رحال به نوعی در گروه مدارک اعتباربخش قابل تعریف خواهند بود. در زمینه تجهیزات نیز، امکان ارائه اجاره‌نامه معتبر ماشین‌آلات موردنظر مناقصه‌گزار جهت ارزیابی فنی (و بجای اسناد مالکیت) مقدور است که در برخی مواقع میتواند شانس عبور از ارزیابی را مهیا سازد.
پیشنهاد قیمت مناسب: در صورت عبور از دو مرحله قبل، پیشنهاد قیمت توسط کارفرما بررسی خواهد شد. تهیه پیشنهاد قیمت، می‌بایست کاملاً تخصصی و با درنظر گرفتن عواملی از قبیل: هزینه‌های عملیاتی و محاسبات سود و زیان، پیش‌بینی قیمت بازار، محاسبات جرائم احتمالی، بیمه و مالیات، … صورت پذیرد. به‌صورت معمول، مناقصه‌گزار محدوده قیمت مشخصی را مدنظر دارد و فقط پیشنهادات در این محدوده را بررسی خواهد کرد. بنابراین استفاده از تجربیات متخصصان در حوزه‌های اجرایی و بازرگانی جهت تهیه پیشنهاد قیمت مناسب و در ا بتدای ورود به حوزه مناقصات، میتواند شانس برنده شدن را به میزان چشمگیری افزایش دهد.
مزایای دارا بودن اشتراک مراکز خبری و پایگاه مناقصات
شرکت‌های نوپا جهت حضور در مناقصه‌ها با انتخاب‌های محدود و معدودی مواجه خواهند شد. با درنظر گرفتن اینکه تعداد شرکت‌هایی که در دهه اول فعالیت خود هستند به نسبت شرکت‌های دارای قدمت بسیار بیشتر است، انتظار می‌رود سطح رقابت در مناقصات با ارزش ریالی متوسط نیز بسیار بالا باشد. با توجه به اینکه به‌صورت متوسط و روزانه بین ۴۰۰ تا ۵۰۰ آگهی مناقصه در سطح کشور و عمدتاً توسط دستگاه های اجرایی منتشر میشود، دستیابی به بیشترین اطلاعات میتواند امکان و شانس حضور در مناقصات را جهت شرکت‌های تازه تاسیس افزایش دهد. بهترین مرجع برای دریافت اطلاعات بروز و جامع، وب‌سایت‌ها و در واقع، پایگاه‌های مناقصات هستند که عمدتاً توسط بخش خصوصی مدیریت می‌شوند. اشتراک بسته‌های خبری پایگاه مناقصات که عموماً نیز بر بستر الکترونیک فعالیت می‌کنند، هزینه‌های مالی زیادی را در بر ندارد ولی به شرکت‌های تازه تاسیس این امکان را می‌دهد که به مجموعه‌ای از اطلاعات معاملات منطبق بر توانمندی‌های خود، دسترسی داشته باشند
در صورت اشتراک بسته‌های خبری وب‌سایت مناقصات، حداقل دو امکان جدید برای شرکت‌های تازه تاسیس فراهم خواهد شد. امکان اول، رصد و شناسایی مناقصه‌های منطبق بر شرایط و توانمندی‌های شرکت‌هاست که منجر به شرکت در مناقصه مذکور خواهد شد. امکان دوم نیز که ارزشی کمتر از حالت اول ندارد، شناسایی سفارشات و یا پروژه‌هایی ست که شرکت‌های نوپا به‌صورت مستقیم شرایط شرکت در آنها ندارند ولی می‌توانند در قالب مشارکت (مستقیم و یا غیرمستقیم) با شرکت‌های احراز صلاحیت شده، سهمی در اجرای آنها داشته باشند.
همچنین باید در نظر داشت شرکت‌های تازه تاسیس عموماً می‌توانند تغییراتی را در زمینه‌های فعالیت خود و با سهولت بیشتر به نسبت شرکت‌های قدیمی اعمال کنند. مجموعه اطلاعاتی که در وب‌سایت مناقصات و یا پایگاه‌های مناقصات وجود دارد میتواند نقشه راه مناسبی را در قالب برنامه‌های میان مدت شرکت‌های نوپا به تصور بکشند. به‌عنوان مثال، شرکتی که در زمینه تجهیزات مخابراتی قصد فعالیت دارد، با بررسی موضوعات معاملات برگزار شده میتواند زمینه فعالیت خود را روی تجهیزات خاص و یا حوزه‌های تخصصی‌تر متمرکز کند.
عقد قرارداد جدید برای شرکت‌های پیمانکاری و سازمان‌هایی که اجرای پروژه‌ها را به عهده می‌گیرند مانند خون تازه‌ای برای ادامه حیات آنهاست. روش تهیه و تنظیم پیشنهاد برای شرکت و کسب موفقیت در مناقصات، به‌صورت یک کار تخصصی در آمده است.
برای تحقق این امر، به تلاش و کوشش یک گروه منسجم و منظم که متشکل از نمایندگان کلیه سطوح سازمانی هستند، به‌خصوص از واحدهای عملیاتی، مهندسی و بازرگانی، نیاز میباشد. در بخش صنعت، سازمان‌های دولتی و بخش خصوصی واژه «پیشنهاد»کاملاً شناخته شده است. «پیشنهاد مناقصه»، ابزاری است برای کسب درآمد و ایجاد سود جدید برای سازمانی که به مناقصه دعوت شده است. در حقیقت ارایه پیشنهاد در یک مناقصه، درخواست فرصتی برای انجام تلاش در زمینه‌های تحقیق و توسعه، فروش کالا و تجهیزات، ارایه خدمات فنی و مهندسی و نظایر اینها میباشد.
از دیدگاه کارفرما، پیشنهاد مناقصه یا استعلام، حالت یک منبع اطلاعاتی مقدماتی را دارد که با توجه به آن، درباره انتخاب پیمانکار، فروشنده و یا مهندس مشاور، اتخاذ تصمیم به عمل می‌آید. بنابراین هر پیشنهاد مناقصه باید اطلاعاتی درباره مبانی مهندسی، مفاهیم اصلی کار و قابلیت‌های یک شرکت را به‌کارفرما منتقل کند و اگر نتواند اطلاعات کلیدی را به‌صورت صحیح ارایه دهد، شانس به‌دست‌آوردن کار از بین می‌رود. بسیاری از مناقصات و استعلامها به این دلیل برگزار میشود که کارفرما، مشکلی دارد. بنابراین، اولین وظیفه پیشنهاددهنده آن است که به‌صورت منطقی به‌کارفرما بقبولاند که میتواند در شرایط رقابتی، مشکل و مسأله کارفرما را حل کرده و در زمان و هزینه وی صرفه‌جویی قابل ملاحظه به‌وجود آورده و این وارد را بهتر از دیگران انجام می‌دهد. زمان، برای هر فرد و سازمانی اهمیت زیادی دارد و منبع گرانبهایی است. معمولاً زمان و مهلت برای تهیه پیشنهاد پروژه‌ای که به مناقصه گذاشته میشود، بسیار محدود است. بنابراین سازمان‌ها و شرکت‌ها باید اصول و ضوابطی را در نظر بگیرند و نظم و ترتیب خاصی را برای تهیه و تنظیم پیشنهاد به‌کار ببرند تا احتمال موفقیت در مناقصه برای آنان افزایش یابد.
تحلیل نقش کارفرما
پیشنهادی که به‌کارفرما ارایه میشود علاوه بر اینکه باید بیان‌کننده روش منطقی برای اجابت خواسته کارفرما، شرح کامل سوابق، تجربیات و جزییات مشخصات فنی باشد بلکه در ظاهر و شکلی زیبا و قابل توجه ارایه گردد، و طوری تنظیم شود که مطالعه و بررسی آن برای کارفرما، ساده و عملی باشد. اغلب پیشنهاددهندگان پروژه‌ها نمی‌دانند که مشخصات و عملکرد دقیق تجهیزاتی که می‌خواهند تحویل دهند، چیست، مگر اینکه پیشنهاددهنده خود سازنده تجهیزات هم باشد. بنابراین پیشنهاددهنده در مقابل کارفرما باید بیشتر مانند یک پزشک اقدام کند تا یک مهندس طراح. برای طراحی یک پل، معمولاً محل مناسبی را در مسیر رودخانه انتخاب کرده و ساختمان پل را طراحی میکند. در حالی‌که یک پزشک برای یک چیز یا میکروب ناشناخته و پنهان در وجود انسان، ابتدا فرضیه‌ای مطرح کرده، سپس بررسی و آزمایش میکند و در پی کشف صحت و سقم فرضیه خود تلاش می‌نماید. بر این اساس پیشنهاددهنده درباره موضوع و مشکل کارفرما که به مناقصه گذاشته شده، باید نقش یک پزشک را ایفا کند و به وی اطمینان‌های لازم را داده و موارد عدم‌اطمینان و شک برانگیز، نقاط ضعف و حتی مسایل غیرمنطقی را گوشزد کند.
دلایل ارایه پیشنهاد برای پروژه
به دلیل وجود مخاطرات و مشکلات در مراحل مختلف اجرایی پروژه در مقایسه با عملیات تجاری و تولیدی، منافع قراردادهای اجرای پروژه معمولاً کم است. بعضی ممکن است تعجب کنند که چرا شرکت‌ها به دنبال عقد قرارداد اجرای پروژه‌ها هستند. دلایل روشنی مبنی بر سودمندی اجرای پروژه‌ها و طرح‌ها برای پیمانکاران، وجود دارد که عبارتند از:
۱- اگر چه سود فوری به‌صورت درصدی از قرارداد، چندان قابل توجه نیست ولی در اغلب پروژه‌ها، بازگشت سرمایه برای پیمانکاران بسیار جالب است. برای شرکت‌های بزرگ، نحوه پرداخت تدریجی و مطابق پیشرفت کار در پروژه، موجب میشود که موجودی انبار مواد و کالا در حداقل حفظ شود و بنابراین پیمانکار را برای قبول تعهد برای اجرای سایر طرح‌ها و پروژه‌ها، توانا می‌سازد.
۲- وقتی یک قرارداد مطمئن منعقد گردد و به‌صورت صحیح و مناسب اداره شود، پیمانکار در اجرای پروژه مربوطه با مخاطره مالی مواجه نمی‌گردد، همچنین هزینه‌های اضافی کمتری متحمل شده و وضعیت بازار برای وی قابل پیش‌بینی خواهد بود.
۳- در تصمیم‌گیری برای اجرای پروژه یا طرح لازم است ابعاد وسیع‌تری غیر از بازگشت فوری سود مورد بررسی قرار گیرد. اجرای پروژه، فرصتی برای توسعه و تکامل قابلیت‌های فنی و اجرایی پیمانکار را فراهم ساخته و تجربه مفیدی برای رشد آینده به‌وجود می‌آورد.
انواع پیشنهاد
اکثر پیشنهادهایی که فروشندگان یا پیمانکاران تهیه و تسلیم می‌کنند بر مبنای درخواست سفارش یا دعوتی است که کارفرما از آنها به عمل می‌آورد یا پیمانکاران از طریق آگهی عمومی از موضوع مناقصه یا استعلام اطلاع می‌یابند.
آگهی یا دعوتنامه مناقصه در بر گیرنده شرایطی است که تحت آن شرایط، کارفرما درخواست تأمین خدمت یا کالا و انجام کار را دارد. پاسخی که شرکت‌ها به درخواست کارفرما می‌دهند، اصطلاحاً «پیشنهاد» نا‌امی‌ده میشود.
به‌طور کلی اسناد پیشنهاد مناقصه را می‌توان به دو گروه پیشنهاد فنی و پیشنهاد بازرگانی تقسیم کرد. اسناد پیشنهاد به اسناد فرعی کاملاً مشخص به شرح زیر تفکیک می‌گردد.
*اسناد فنی شامل این موارد است: مشخصات فنی فرآیند، مواد و مصالح ساخت، جنبه‌های خاص طراحی، سطح طراحی، تجهیزات کمکی مورد نیاز، اطلاعات مربوط به سیستم برق و لوازم برقی، اطلاعات مربوط به طراحی کلی، استاندارد‌ها و کدهای طراحی، کیفیت نقشه‌ها/برگ‌های اطلاعات، تعریف نقشه‌های مورد نیاز(فونداسیون، آرایش تجهیزات، نقاط مشترک)تعداد و محتوای دستورالعمل‌های بهره‌برداری و نگهداری فهرست لوازم یدکی، نمودارهای عملکرد، گواهی‌های آزمایش و گزارش‌ها.
*اسناد بازرگانی به شرح زیر است: شرایط بازرگانی، محل و تاریخ تحویل، گزارش پیشرفت کار، آزمایش‌های مورد نیاز، هزینه‌های رنگ‌آمیزی، کارهای تکمیلی و بسته‌بندی، روش ارایه صورتحساب و شرایط بازرگانی، نام و نشانی افراد مسؤول برای ارتباط، تضمین‌ها، نحوه ارایه خدماتی در کارگاه، فرم‌ها و سایر موارد بازرگانی.
روش‌های ارایه پیشنهاد
با توجه به ابعاد مناقصه/استعلام، مشخصات فنی و پیشنهاد بازرگانی را می‌توان در چند حالت به‌کارفرما ارایه داد. متداول‌ترین شیوه‌های ارایه پیشنهاد به‌کارفرما به قرار زیر است:
*نامه پیشنهاد: شامل ارایه پیشنهادهای فنی و بازرگانی به‌صورت خلاصه در یک نامه یا چند صفحه‌ای که معمولاً برای کارهای کوچک و فروش تجهیزات یا کارها و عملیات با اقلام کاری کم است.
*پیشنهاد حضوری: این نوع ارایه پیشنهاد کمتر معمول است ولی به‌هر‌حال افراد منتخب و متخصص موضوع را به‌صورت حضوری بررسی می‌کنند. پیمانکار برای ارایه پیشنهاد، از نمودارها، تصاویر، اسلاید و فیلم بهره می‌گیرد و پیشنهاد مالی و بازرگانی نیز در همان جلسه مطرح و تصمیم‌گیری به‌عمل می‌آید.
*پیشنهاد مشروح: در این روش، اغلب پیشنهاد فنی و بازرگانی مناقصه در بر گیرنده جزییات و شرح تفصیلی است. این نوع پیشنهاد کامل‌ترین نوع پیشنهاد میباشد. برای تهیه این نوع پیشنهاد، هزینه و وقت زیادی صرف میشود. پیمانکاران و سازمان‌ها، کلیه اسناد را با جزییات کامل و به‌صورت مشروح تهیه و تنظیم می‌کنند.
تصمیم درباره شرکت در مناقصه
بعد از آن‌که سفارش یا دعوتنامه مناقصه، موضوع مناقصه یا استعلام تجزیه و تحلیل و بررسی میشود، زیرا اغلب مناقصات و استعلامها، مهلت کوتاهی برای ارایه پیشنهاد دارند، بنابراین تصمیم باید سریعاً اتخاذ گردد. بدین منظور لازم است نمایندگان واحدهای بازرگانی، مهندسی و عملیاتی، اسناد مناقصه را بررسی و مطالعه کرده تا ارزش کلی پروژه برای سازمان یا شرکت مشخص شود. این امر همچنین به تصمیم‌گیرندگان اجازه می‌دهد که قابلیت‌‌ها و امکانات مورد نیاز برای اجرای کار را تعیین کنند.
تصمیم به شرکت یا عدم‌شرکت در مناقصه بر مبنای مجموعه معیارهایی است که موجب رشد و موفقیت پیمانکار شده و اهمیت ویژه‌ای داشته باشد. این معیار‌ها در پاسخ به سؤالات زیر آشکار می‌شوند:
۱- آیا شرکت توانایی‌‌ها و منابع اجرای انجام کار را در اختیار دارد؟
۲- آیا شرکت میتواند در قالب زمان‌بندی کارفرما، پروژه را اجرا کند؟
۳- وضعیت فنی و مهندسی شرکت چیست؟
۴- روش اجرایی پروژه چیست؟
۵- آیا پروژه برای کارفرما اهمیت ویژه‌ای دارد؟
۶- آیا پروژه برای اولین بار انجام میشود یا تکراری است؟
۷- تجربیات قبلی شرکت و روابط قراردادی با کارفرما چه بوده است؟
۸- استراتژی قیمت‌گذاری و برآورد شرکت چیست؟
۹- هزینه‌های سرمایه‌گذاری‌های آینده کارفرما چه هستند؟
۱۰- رقیب چه شرکتی است و برتری‌های او کدام است؟
۱۱- آیا احتمال دارد کارفرما شرکت ما را ترجیح دهد؟چرا؟
۱۲- احتمال پیشرفت پروژه چیست؟
۱۳- آیا پروژه با اهداف و برنامه‌های بلند مدت و کوتاه مدت شرکت سازگاری دارد؟
۱۴- سایر کارها و پروژه‌های شرکت در ۶ ماه یا یکسال آینده کدامند؟
۱۵- سایر عوامل یا خصوصیات چه هستند؟
بعد از تعیین جواب سؤال‌های فوق و مشخص کردن کلیه مخاطرات موجود، برای اجرای پروژه مورد مناقصه، بررسی لازم صورت می‌گیرد. آن‌گاه درباره شرکت یا عدم‌شرکت در مناقصه تصمیم لازم اتخاذ خواهد شد. دقت در این عوامل ضروری است:
*برآورد میزان و حجم کار: ظرفیت موجود کاری پیمانکار ممکن است در حدی باشد که پیمانکار نتواند تا ماه‌های آینده ظرفیت جدید کاری را بپذیرد یا در حالت دیگر احتمال دارد پروژه در دست اجرای پیمانکار در حال اتمام و تحویل باشد و پیمانکار تعهد جدید را به راحتی قبول کند.
*شرایط بازار: وضعیت بازار بایستی کاملاً بررسی شود، شرایط بازار در یک صنعت خاص ممکن است به نحوی پیش‌بینی شود که به دلایل اقتصادی و سیاسی روبه رکود باشد، بنابراین پیمانکار نتواند در مناقصه شرکت کند.
*دسترسی به منابع: برای اجرای پروژه، پیمانکار به منابع متفاوتی نیاز دارد. این منابع *عبارتند از: مواد و مصالح اولیه، تجهیزات و دستگاه‌ها، نیروی انسانی متخصص و سرمایه برای اجرا کار میباشد. بررسی درباره امکان دستیابی آسان به آنها ضروری است.
*ویژگی‌های پروژه: هرپروژه ویژگی‌هایی دارد و قبل از پذیرش هرگونه تعهد پیمانکاران درباره تطابق با کار حرفه‌ای پیمانکار، اندازه پروژه، زمان اجرا نوع قرارداد، مطالعه و بررسی به‌عمل می‌آورد.
اگر تصمیم به عدم‌شرکت در مناقصه اخذ شود، لازم است کارفرما را کتباً مطلع کرد. بعضی سازمان‌ها و شرکت‌ها برای پاسخ منفی دادن به دعوتنامه مناقصه یک فرم خاص دارند. ولی این نوع پاسخگویی، ممکن است از جانب کارفرمایان به عدم‌علاقه پیمانکار تفسیر شود و از دعوت در کارهای آتی خودداری کنند. بنابراین تهیه و تنظیم یک نامه مخصوص و توضیح علت عدم‌ارایه پیشنهاد ضروری است.
تنظیم و تکمیل پیشنهاد
پیشنهاد کامل، محصول نهایی تلاش‌های بازاریابی سازمان است. مناقصه ممکن است درباره پروژه دولتی یا غیردولتی و برای تأمین خدمات مهندسی، عملیات اجرایی و فروش تجهیزات باشد. به‌هر‌حال فرایند کار تنظیم پیشنهاد مناقصات گوناگون، کم و بیش یکسان است.
تعدادی از مدیران اعتقاد دارند که پیشنهاد مناقصه بخشی از تلاش‌های بازاریابی شرکت‌ها است و در عمل، معرفی مبانی و مفاهیم اساسی طرح، منطقی بودن شیوه، گزینه‌ها، اعتبار واقعی پیشنهاددهنده و نظایر آن به عنوان کامل‌کننده فعالیت‌های بازاریابی باید در بحث و مذاکره رو در رو به‌کارفرما مطرح شده و مورد پذیرش وی واقع گردد.
چرا این همه وقت برای تهیه و تدوین پیشنهاد لازم است؟زیرا ما در دنیای رقابت زندگی می‌کنیم. رقبای ما با همان اهداف ما در جهت برنده شدن در مناقصه تلاش می‌کنند. بنابراین در میان مدعیان قوی، میدان عمل احتمالاً بسیار تنگ خواهد بود. مطلب دیگر آن است که از میدان به در کردن اغلب رقبا کافی نیست، بلکه برنده شدن و ارایه پیشنهاد کامل و برتر اهمیت دارد. اغلب کارکنان تمایلی به‌کار تهیه پیشنهاد مناقصه ندارند. تنظیم و تکمیل پیشنهاد مناقصه به‌کار سخت و مستمر نیاز دارد و تلاش‌های چندجانبه و ویژه‌ای را می‌طلبد. اما مانند سایر فعالیت‌های چند بعدی، این کار نیز به کوشش منظم و مدون احتیاج دارد که مبتنی بر ابزار و امکانات خاصی است و اطلاعات از واحدهای مختلف و حوزه‌های کاری متفاوت جمع‌آوری و با هم تلفیق می‌گردند. این مطلب، به‌خصوص درباره پروژه‌های بزرگ مصداق بیشتری دارد.
به هر حال، این فرایند باید حداقل شامل موارد زیر باشد تا اطمینان حاصل شود که پیشنهاد کامل تهیه و تنظیم خواهد شد:
*ترکیب گروه تهیه پیشنهاد
*زمان‌بندی تهیه پیشنهاد
*طبقه‌بندی عناوین و شرح کارها
*مشخص کردن جنبه‌های مهم پیشنهاد
*تجزیه و تحیل درخواست کارفرما
*بررسی مبانی و معیارهای فنی
*تهیه متن پیش‌نویس پیشنهاد
*تجدیدنظرهای لازم
*تکمیل نمودارها و نگاره‌ها
*برآورد هزینه
*تهیه و تنظیم پیشنهاد
*بررسی نهایی مدیریت
ضمناً برای هر فعالیت یا رویداد مهم در فرایند تهیه پیشنهاد، باید فرد مسؤول و زمان انجام کار مشخص گردد.
استفاده از کار گروهی
تهیه و تنظیم بسیاری از پیشنهاد‌ها نیاز به تلاش گروهی کارکنان دارد. سازماندهی، هماهنگی و تلفیق کوشش‌های گروهی، مشکلاتی دارد و کار نسبتاً پیچیده است، به‌خصوص تهیه پیشنهاد مناقصه برای پروژه‌های بزرگ یا انجام مهندسی تفصیلی، تشکیل گروه و انجام فعالیت‌های جمعی، فن و شیوه نوینی است. تدوین فرایند انجام کار، تهیه و تنظیم متون فنی، مهندسی و بازرگانی توسط کارشناسان متخصص و باتجربه، سپس توسط بازنگری و تلفیق فعالیت‌ها به‌صورت تدریجی و در نهایت تنظیم پیشنهاد، انجام کار را تسهیل میکند.
تهیه پیشنهاد چگونه انجام میشود؟
نوشتن و تنظیم گروهی پیشنهاد بر این مبنا استوار است که مراحل تهیه پیشنهاد بین اعضا گروه تقسیم شود و هر فردی گروه فرعی با نوشتن متن مربوط به‌کار خود، آن را بازنگری و غلطگیری کرده و سپس به تدریج متون تهیه شده، تلفیق و آماده گردد. این کار به ترتیب و زمان‌بندی زیر صورت می‌گیرد:
۱- تقسیم‌بندی مراحل کار روز اول
۲- تعیین روش روز سوم
۳- بررسی جمعی روز چهارم
۴- تعیین عنوان و سرفصل‌های کار روز پنجم
۵- تقسیم‌بندی و تهیه متن پیشنهاد روز دهم
۶- بررسی و بازنگری نوشته‌ها به وسیله افراد گروه روز یازدهم
۷- تکمیل نوشته‌ها روز بیست و دوم
۸- بررسی و بازنگری کارشناسان روز بیست و چهارم
۹- غلطگیری و اصلاحات متن پیشنهاد روز بیست و هشتم
۱۰- نهایی کردن و تحویل پیشنهاد روز سی‌ام
مراحل فوق‌الذکر برای تهیه پیشنهاد مناقصات بزرگ است که به روز مهلت برای ارایه پیشنهاد دارند. فهرست بالا با توجه به نوع مناقصه از نظر حجم کار، میتواند تعدیل شود.
مناقصات بزرگ دقت و سعی بیشتری در مراحل ۵ و ۹ می‌طلبند، در حالی‌که در مناقصات با حجم کار کمتر، فقط مرحله از ۴ تا ۱۰ را می‌توان در نظر گرفت. به‌هر‌حال مدت واقعی تهیه و تکمیل پیشنهاد مانند سایر پروژه‌ها باید زمان‌بندی گردد. شرح مراحل کار به‌صورت خلاصه به قرار زیر است:
مرحله اول: تقسیم‌بندی مراحل کار
قدم اول در فرایند تهیه پیشنهاد به‌صورت جمعی، طبقه‌بندی و تعیین مراحل کار و
سر فصل‌ها و عناوین که ممکن است تا بیست عنوان برسد.
برای هر فصل از پیشنهاد موارد: ۱- مسؤول و تنظیم‌کننده۲- برآورد تعداد صفحات
۳- مراجع و مآخذ، مشخص می‌گردد.
مرحله دوم: تعیین روش
خلاصه روش انجام کار برای هر فصل از اسناد پیشنهاد یا هر عنوان کاری با ذکر نام تهیه‌کننده در فرمی تحت عنوان«خلاصه روش» درج میشود، خلاصه روش پاسخگویی ۳ سؤال است:
۱- کارفرما دقیقاً چه می‌خواهد؟
۲- برنامه ما برای اجابت درخواست کارفرما چیست؟
۳- چرا این روش مناسب است؟
برای تعیین روش و تهیه و تکمیل خلاصه روش، می‌توان از یک فرم سود جست.
سرپرست گروه تهیه پیشنهاد این فرم را به عنوان یک خط مشی به افراد ابلاغ میکند.
هنگام مرور و بررسی مطالب، فرم‌های کامل شده براساس طبق‌بندی فصل‌ها، بر روی تابلو یا دیوار نصب میشود. کاربرد این روش و در معرض دید قراردادن مطالب تحریر شده، برای اعضای گروه امکان بررسی و تحلیل مؤثررا فراهم می‌آورد.
مرحله سوم: بررسی جمعی
در این مرحله کلیه نوشته‌ها، فرم‌های‌خلاصه‌ی روش جمع‌آوری شده در گروه تهیه پیشنهاد، مورد تجزیه و تحلیل، بحث و انتقاد واقع میشود. سپس به وسیله گروه و مدیران مربوطه تصویب می‌گردد. در این تجریه و تحلیل و بحث و بررسی اولیه مطالب کلی، غیر از گروه مذکور، مدیران فنی، مدیران بازاریابی، متخصصان قرارداد و مدیران عالی، مشارکت دارند.
مرحله چهارم: تعیین عنوان و سرفصل‌های کار
بعد از بررسی اولیه خلاصه مطالب، کارِ تقسیم‌بندی رئوس و عناوین مطالب مندرج در اسناد پینشهاد مشخص می‌گردد. پس از تعیین فصول و عناوین بخش‌های مختلف پیشنهاد، تهیه‌کننده و نویسنده هرفصل، تعداد صفحات و مراجع نیز تعیین خواهد شد.
مرحله پنجم: تقسیم‌بندی و تهیه متن پیشنهاد
هریک از تهیه‌کنندگان مطالب، عنوان اصلی و خلاصه مطلب تهیه شده را در یک صفحه (با ذکر تعداد مواد و بندها) تنظیم و به گروه ارایه می‌دهند. عنوان مطلب، موضوع شرح مشکل و نتیجه‌گیری، درست به همان ترتیبی که در پیشنهاد نهایی خواهد آمد، به‌صورت کامل نوشته میشود. تنظیم و نوشتن جملات اصلی و کلیدی متن، اهمیت به‌سزایی دارد و باید با موضوع مناقصه مرتبط بوده و جوابگو و جامع باشند.
مرحله ششم: بررسی و بازنگری نوشته به وسیله افراد گروه
الصاق فرم‌های خلاصه بر روی دیوار و به ترتیب منطقی و بررسی آنها، کل مطالبی را که می‌خواهیم به‌کارفرما ارایه دهیم را نشان می‌دهد. بررسی مطالب باید حدوداً ظرف ۵ روز انجام گیرد. کار بررسی با حضور تهیه‌کننده مطلب، اعضای گروه تهیه پیشنهاد و افراد کلیدی سازمان مهندسی و عملیاتی ادامه می‌یابد. این نوع بررسی، فرصت بحث و گفت‌وگو را برای همه فراهم می‌آورد.
مرحله هفتم: تکمیل نوشته‌ها
بعد از تأیید موارد در مرحله ششم، هریک از تهیه‌کنندگان مطالب و بخش‌های مختلف پیشنهاد، متن خود را کامل میکند. در این مرحله نویسنده متن، باید مطالب تخصصی خود را نهایی و آماده کند. در مرحله تکمیل نوشته‌ها، اولین پیش‌نویس نسبتاً کامل پیشنهاد شکل گرفته و ارایه میشود. این پیش‌نویس ممکن است چند بار بین افراد گروه یا واحدهای مهندسی و عملیاتی گردش کند.
اگر کار بررسی و بازنگری در این مرحله به درستی انجام گیرد، نوشتن متن نهایی پیشنهاد، امری آسان خواهد بود و بدون حذف و اضافه غیرمعمول و نگرانی از تکرار تلفیق مطالب، متن پیشنهادهای نهایی خواهد شد.
متن نهایی باید به‌صورت تدریجی به قسمت تکثیر، بایگانی یا حافظه کامپیوتر ارسال شود تا بازیابی‌های بعدی تسهیل گردد.
مرحله هشتم: بررسی و بازنگری کارشناسان
متن پیشنهادی توسط مدیر گروه، مدیران مهندسی و عملیاتی که بعد‌ها با پروژه سروکار دارند، بررسی نهایی میشود.
در بعضی موارد برای پروژه‌های بزرگ، یک کمیته بررسی‌کننده به منظور بررسی و کنترل امکان‌پذیری، منطقی بودن و کفایت مطالب پیشنهاد برای اجابت دعوت و درخواست کارفرما، تشکیل شده و موارد فوق را بازنگری میکند، به هرحال ایرادات و اشکالات وارده مجدداً توسط تهیه‌کننده اصلی متن بازنگری میشود.
مرحله نهم: غلطگیری و اصلاحات نهایی متن پیشنهاد
در شرکت‌های بزرگ بعد از کنترل نهایی متن، اسناد پیشنهاد جهت ممیزی نهایی، پردازش لغات، اصلاحات نگارشی و تکثیر به واحد ذی‌ربط ارسال میشود. در این واحد متخصص مربوطه، کلیه موارد را بررسی کرده و نحوه جلدبندی و صحافی اسناد پیشنهاد را با مدیر گروه تهیه پیشنهاد، هماهنگ و سپس اقدام میکند.
مرحله دهم: نهایی کردن و تحویل پیشنهاد
در آخرین مرحله اسناد آماده شده یکبار دیگر توسط مدیر گروه یا سایر همکاران کنترل نهایی شده و اصلاحات مختصر و احتمالی مورد نیاز انجام می گیرد و سپس بر اساس دستورالعمل کارفرما اسناد در پاکتها و بسته های لازم بسته بندی و مهروموم می گردد و جهت تحویل برای کارفرما ارسال می شود.
www.irantender.net
۰۲۱۷۷۵۸۲۹۲۴
۰۹۱۹۸۱۰۱۵۷۲
